Не пропусти
Главная » Мой юрист » Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году – что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году – что это такое, таблица, с момента их создания

Какой срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году

Хранение кадровой документации относится к обязанностям кадровой службы работодателя.

Контролирующие органы предъявляют некоторые требования к условиям хранения официальных бумаг, а для разных категорий документации применяются разные сроки хранения.

Все вопросы касательно того, какой срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году, какими нормативными актами регулируется хранение, в каких условиях и на каких основаниях проводится архивирование данных, разберемся в данном материале.

Все предприятия и организации должны обеспечить хранение в надлежащих условиях кадровой документации.

Причем важным моментом является соблюдения сроков пребывания бумаг в архиве, установленных законодательно.

Расскажем в статье, как грамотно и функционально организовать архивирование, хранение и уничтожение кадровой документации.

К кадровой документации, которую необходимо хранить на протяжении определенных периодов, относятся бумаги касательно трудовых отношений нанимателя с работниками:

Говоря о периодах хранения, выделяются документы длительного и краткосрочного хранения. Если бумаги сформированы до 2003 года, их нужно сохранять в архиве минимум 75 лет.

Для выданных документов после 2003 года период хранения составляет минимум 50 лет (в соответствии с ФЗ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Начисляется период сохранения с 1 января года, следующего за годом формирования документов.

На протяжении 75 или 50 лет нужно хранить трудовые соглашения, персональные карточки и дела работников, распоряжения и приказы на отпускные периоды за свой счет и прочие.

Важно отметить, что бумаги по личному составу, сформированные на протяжении государственной службы, которая не относится к гражданской службе, следует сохранять в течение 75 лет вне зависимости от даты их формирования.

Определенные категории кадровых бумаг должны храниться на бессрочной основе, к примеру, персональные дела директоров и штатное расписание.

Документацию по проведению аттестации трудовых мест нужно сохранять 45 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

С периодичностью раз в пять лет предприятия, которые хранят в архиве кадровую документацию в электронной форме, должны выполнять внимательную проверку работоспособности электронных носителей, где находятся данные, и проверять воспроизведение хранящейся информации.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Чтобы вести грамотное хранение документации в электронной форме, необходимо в первую очередь проверить работоспособность носителей, и только после этого записывать информацию.

Затем нужно проверить качество и наличие записанной информации, затем указать на носителях архивные обозначения и осуществить опись архивных записей.

Длительность хранения кадровой документации определяется ее степенью важности.

Так, наиболее долгий срок хранения предусмотрен для документации по руководящему составу, поскольку такие данные могут быть затребованы различными государственными контролирующими органами даже через несколько лет после ухода человека с руководящей должности.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

В случае возникновения трудовых споров, нанесения значительного ущерба компании работником, для подачи искового заявления в суд потребуется приложить оригиналы трудовых соглашений, приказов и распоряжений касательно конкретного работника.

Достать данные документы можно будет из архива, который упорядочен и систематизирован.

В таком случае найти требуемую бумагу не составит труда и использовать ее в качестве документального подтверждения трудовых взаимоотношений между работодателем и гражданином.

В РФ в 2017 году действуют два нормативных акта, регулирующих процедуры хранения кадровой документации:

На основании положений данных актов можно выделить ключевые правила и процедуры для приведения к упорядоченному состоянию кадровой документации.

Каждый документ прежде чем быть помещенным в архив, должен быть заверен подписью уполномоченного кадрового работника.

В соответствии с процедурой на левой стороне бланка бумаги необходимо указать должность ответственного лица, а справа – его роспись и расшифровка ФИО.

Если отправляемый в архив документ представляет собой персональный документ данного лица, тогда указывать его должность нет надобности. При проставлении подписи на базе доверенности необходимо записать ее реквизиты.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

В соответствии с требованиями № 125-ФЗ, все работодатели должны обеспечить систематизированное хранение кадровой документации в виде кадровых дел.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году (таблица)

Сроки хранения кадровой документации четко регулируются нормами законодательства об архивном делопроизводстве.

При несоблюдении данных сроков на работодателя будет наложена административная ответственность и денежные штрафы.

Поэтому разберемся в деталях, какую документацию на протяжении какого срока необходимо хранить в архиве организации.

В большинстве случаев хранение кадровой документации на протяжении определенного срока осуществляется с целью удовлетворения социальных и юридических запросов бывших сотрудников.

Существует два этапа хранения типовых кадровых бумаг:

  • текущее пребывание в делопроизводстве;
  • архивное хранение.

Если на предприятии отсутствует специально предусмотренное архивное помещение, тогда хранение бумаг на обоих этапах выполняется в кадровом отделе.

Для обеспечения целостности кадровой документации следует обеспечивать требуемый режим:

Кадровые бумаги должны формироваться в отдельные дела, при наступлении следующего календарного года на основании утвержденной на предприятии номенклатуры дел.

Такая систематизация осуществляется для обеспечения оперативного поиска необходимого документа и полноценной его подготовки к хранению в архиве.

В процессе создания дел кадровые работники руководствуются ключевыми правилами работы архивов и правилами организации хранения и учета документов (приказ Минкультуры РФ № 526).

Приведем ключевые шаги и действия, которые необходимо осуществлять для правильной систематизации и организации хранения кадровых бумаг:

  • полное название предприятия;
  • полное название структурного отдела компании;
  • номер дела;
  • заглавие;
  • период хранения дела

Когда кадровые бумаги переходят из текущего документооборота и сдаются в архив, они должны быть обработаны и систематизированы.

В большинстве случаев такой сбор и перевод документации осуществляется в конце года.

Если в компании есть правила хранении документации, то в них зафиксирована процедура передачи бумаг на хранение в архив и должностное лицо, ответственное за подготовку и систематизацию документов для перемещения в архив.

Образец доверенности в банк на подачу документов от юридического лица, читайте здесь.

Работник, в чьи должностные функции включена организация процедуры передачи бумаг, осуществляет сортировку документации.

В законе № 125-ФЗ указана процедура определения длительности хранения специальными экспертными комиссиями.

В функции комиссии включен отбор документации для хранения и уничтожения. Члены комиссии также ответственны за проведение экспертизы документации для определения их ценности.

В комиссию должны входить профессиональные специалисты в сфере делопроизводства, один из руководителей компании и работник архива.

Законодательством РФ с 13 марта 2016 года были внесены изменения в сроки хранения кадровых бумаг по личному составу. В 2017 году такая документация должна храниться не 75, а 50 лет.

Изменения коснулись всей архивной документации, которая касается рабочих отношений нанимателя и сотрудника.

Кадровые бумаги разделяются на четыре категории, в зависимости от которых применяется срок хранения. Рассмотрим их перечень:

Нововведением, которое вступило в действие с 2016 года, стал тот факт, что период хранения исчисляется со дня формирования документации, а не с даты увольнения из организации, как было ранее.

В процессе создания кадровых дел применяются такие сроки хранения:

По причине разной длительности хранения формируется два отдельных дела — распоряжения по личному составу с длительностью хранения 50 или 75 лет, и остальные со сроком 5 лет.

Внутри сформированного дела распоряжения прошиваются по порядковым номерам и датам выдачи. Если в одном деле число страниц превышает 250, тогда дело разделяется на тома.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Если в организации создается большое количество приказов, тогда их можно группировать в дела по категории (к примеру, распоряжения о трудоустройстве, об увольнении и прочие).

Персональные карточки работников создаются в момент принятия человека на должность в организацию и ведутся в течение всей трудовой деятельности лица.

Видео: документы в АРХИВ на долгие годы хранения

В большинстве случаев такие документы хранятся в форме картотеки, распределенной по структурным отделам, а внутри подразделений – в алфавитном порядке.

После ухода работника с должности его персональная карточка перекладывается в дело уволенных лиц.

Если на предприятии ведется учет личных дел работников, тогда трудовые соглашения и контракты подшиваются в их состав.

В иных ситуациях такие договора подшиваются для хранения в отдельное дело, где содержатся только трудовые соглашения с сотрудниками.

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

Срок хранения кадровых документов в организации в 2017 году - что это такое, таблица, с момента их создания

После ухода работника из компании соглашение изымается и также в алфавитной очереди перекладывается в дело с трудовыми соглашениями уволенных лиц.

Если испорчена кадровая документация, которая хранится в электронном виде, тогда проблема решается просто путем распечатки еще одного экземпляра и заверения его подписями и печатями.

Просто уничтожить пришедшие в негодность табели или иные кадровые бумаги без их замены не допускается, поскольку в таком случае будет иметь место самовольное снижение длительности хранения документации.

Образец договора денежного беспроцентного займа между физическими лицами, читайте здесь.

Как найти ИНН по фамилии имени отчеству, смотрите здесь.

Такие действия имеют последствия в виде наказания для руководства компании. Если испорчены документы, срок хранения которых истек, их можно просто уничтожить без необходимости восстановления или замены.

Отметим, что просто уничтожить документацию с завершившимся сроком хранения не допускается.

Для таких ситуаций предусмотрена специальная процедура, по которой сначала должна быть проведена экспертиза бумаг специальной комиссией и составлен акт. Только после этого допускается утилизировать бумаги подходящим способом.

Таким образом, длительность хранения кадровой документации варьируется от категории документа. Большая часть бумаг должна храниться в архиве на протяжении 50 или 75 лет.

Если документ, срок хранения которого еще не завершился, был утерян или поврежден, тогда его необходимо обязательно восстановить.

От документации, по которой срок хранения истек, можно избавиться после проведения специальной экспертизы.

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Стоит ли сейчас покупать квартиру в 2017 году – или подождать, в Крыму, в ипотеку, в пятиэтажке

Стоит ли покупать квартиру сейчас или подождать в 2017 году Приобретение собственного жилья — один из самых важных вопросов на сегодняшний день для большого количества граждан.

Стоит ли покупать квартиру на последнем этаже – новостройки, с техэтажом, панельного дома, можно, угловую

Стоит ли покупать квартиру на последнем этаже дома При выборе жилья многие задумываются над тем, рассматривать ли такой вариант, как квартира на последнем этаже.

Стоимость оформления дарственной на квартиру у нотариуса в 2017 году – в Москве, цена

Какая стоимость оформления дарственной на квартиру у нотариуса в 2017 году Осуществить передачу прав собственности на любое имущество возможно разными способами. Одним из таковых способов является использование дарственной.

Стоимость межевания земельного участка в 2017 году – инструкция, расчет, кто проводит, до 2018, работ

Какова стоимость межевания земельного участка в 2017 году Процесс межевания земельного участка в 2017 году имеет определенные особенности, нюансы. С ними лучше всего разобраться заранее.

Стоимость медосмотра при приеме на работу в 2017 году

Какова стоимость медосмотра при приеме на работу в 2017 году Медицинский осмотр при приеме на работу – обязательное мероприятие в ряде случаев. Его необходимость вызвана требованиями, которые предъявляются к безопасности труда.

Стаж для выхода на пенсию в России в 2017 году – по новому закону, необходимыйф для мужчин, подземный

Какой нужен стаж для выхода на пенсию в России в 2017 году Граждане, которые в ближайшие годы планируют выйти на пенсию, интересуются обновлениями в законодательстве и необходимой продолжительностью стажа для пенсии и получения достойного пенсионного обеспечения.

Срочная финансовая помощь кредитным должникам по кредитным выплатам в 2017 году

Что такое срочная финансовая помощь кредитным должникам по кредитным выплатам в 2017 году Виды срочной финансовой помощи кредитным должникам. Возможные пути решения для заемщика, не имеющего денег на погашение займа.

Сроки эксплуатации жилых домов в 2017 году – нормативы, многоквартирного, массовой постройки, службы

Каковы сроки эксплуатации жилых домов в 2017 году Капитальный ремонт жилья в РФ затронет отнюдь не все объекты. Основное значение имеет техническое состояние здание и период его службы.

Сроки уплаты НДФЛ юридическим лицом для налоговых резидентов в 2017 году – что это такое, РФ

Каковы сроки уплаты НДФЛ юридическим лицом для налоговых резидентов РФ Каковы сроки уплаты НДФЛ юридическим лицом для налоговых резидентов РФ? Для ответа на данный вопрос невозможно обойтись без действующего законодательства РФ. Сегодня большая часть компаний и само население пытаются понять, — кто же может обладать статусом резидента в России, а у кого это право отсутствует? Для этого необходимо знать не только законодательные акты по этому вопросу, но и иные немаловажные нюансы.

Сроки сдачи и уплаты ЕНВД 2017 году – налога, для ИП

Каковы сроки сдачи и уплаты ЕНВД 2017 году Что такое ЕНВД? Кто может быть его плательщиками? Как рассчитать величину налога? Какие сроки уплаты ЕНВД в 2017 году? С целью упрощения системы ведения контроля и учета налогообложения отдельных отраслей предусмотрена система ЕНВД.

Сроки получения материнского капитала в 2017 году – выдачи после сдачи документов, на второго ребенка

Каковы сроки получения материнского капитала в 2017 году Каковы сроки получения материнского капитала в 2017 году напрямую зависит от некоторых нюансах. Они отображены в российском законодательстве и обязательны к ознакомлению претендентами на оформление.

Сроки получения материнского капитала (семейного) в 2017 году – действия после, на второго ребенка

Сроки получения материнского капитала (семейного) в России в 2017 году Государство различными способами осуществляет поддержку семей, демографической обстановки на территории нашей страны.

Сроки вступления в наследство по закону в 2017 году – после смерти, по завещанию, ГК РФ, по закону, давности

Какой срок вступления в наследство по закону в 2017 году Один из наиболее частых способов наследования — по закону. Процесс данный достаточно прост, но имеет определенный ряд нюансов.

Срок уплаты и порядок сдачи налоговой декларации для ИП на ЕНВД в 2017 году

Какой срок уплаты и порядок сдачи налоговой декларации для ИП на ЕНВД в 2017 году Какой срок уплаты и порядок сдачи налоговой декларации для ИП на ЕНВД в 2017 году? Для ответа на данный вопрос необходимо знать не только законодательную базу, но и имеющиеся особенности.

Срок оформления загранпаспорта нового образца через Госуслуги в 2018 году – выдачи, какой, срочному

Какой срок оформления загранпаспорта нового образца через Госуслуги в 2018 году Какой срок оформления загранпаспорта нового образца через Госуслуги в 2018 году напрямую зависит от множества нюансов.

Срок исковой давности по кредиту в банке в 2017 году – что это такое, судебная практика, по решению суда

Какой срок исковой давности по кредиту в банке в 2017 году Какой срок исковой давности по кредиту в банке в 2017 году? Для ответа на данный вопрос необходимо знать российское законодательство и порядок расчета данного периода.

Срок изготовления загранпаспорта в 2017 году – нового образца, старого, РФ, через Госуслуги, оформления

Какой срок изготовления загранпаспорта в 2017 году Число людей, желающих попутешествовать или выезжающих в разные страны в связи с работой, неизменно растет.

Срок действия кадастрового паспорта на квартиру при продаже (годности) в 2018 году – какой, для приватизации

Какой срок действия кадастрового паспорта на квартиру при продаже (годности) в 2018 году В статье пойдет речь о сроках годности кадастрового паспорта на жилую недвижимость в случае ее продажи.

Срок действия кадастрового паспорта на квартиру в 2017 году – при продаже, для приватизации, по ипотеке

Какой срок действия кадастрового паспорта на квартиру в 2017 году Статья раскроет основные моменты, связанные с кадастровым паспортом на недвижимость. Для чего он предназначен, как его получить, и сколько действует – далее.

Срок давности налогового вычета за обучение (учебу) в 2018 году

Какой срок давности налогового вычета за обучение (учебу) в 2018 году Вопрос оформления вычета за учебу в 2018 году актуален для граждан. В данном материале рассмотрим, как оформить компенсацию затрат на получение образования, какие бумаги и справки необходимо предоставить и какой срок давности налогового вычета за обучение (учебу) в 2018 году.

Срок выплаты по ОСАГО в 2018 году – страховки, возмещения, по закону, Ингосстрах, при ДТП, Росгосстрах

Какие сроки выплаты страховки по ОСАГО в 2018 году Какие сроки выплаты страховки по ОСАГО в 2018 году, подробно указано в российском законодательстве. Одновременно с этим нужно знать о многочисленных нюансах.

Справка о несудимости (отсутствии) – где получить в Москве, взять, заказать через Госуслуги, как, срок действия, брать, сколько

Как получить справку о несудимости (отсутствии) Любой работодатель сталкивался с ситуацией, когда необходимо проверить своего сотрудника. Обычно данная проверка проводится перед трудоустройством, чтобы потом не столкнутся с неожиданными проблемами.

Справка о неполучении отцом единовременного пособия при рождении ребенка в 2017 году – ИП, бланк

Особенности справки о неполучении отцом единовременного пособия при рождении ребенка в 2017 году Особенности справки о неполучении отцом единовременного пособия при рождении ребенка в 2017 году подробно указано в российском законодательстве.

Спор о границах земельного участка в 2017 году – с соседями, судебная практика, по межеванию, как решаются

Как решаются споры по границе земельного участка в 2017 году Владение участком земли предполагает четкую идентификацию объекта. Но иногда площадь и границы территории требуют уточнения.